Privacybeleid

VERSIE 1.0 · GELDIG VANAF 12 AUGUSTUS 2026

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Kemphaan Consulting BV, handelend onder de naam Birdie & Branding, met zetel te Spoorweglei 52, 2560 Nijlen, Belgie, ondernemingsnummer BE 1017.706.578, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze website en in het kader van onze dienstverlening worden verwerkt.

Voor elke vraag over dit beleid of over de verwerking van je gegevens kan je ons bereiken via info@birdiebranding.eu of per post op bovenstaand adres.

Wij zijn niet verplicht een functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen. Vragen worden rechtstreeks door de zaakvoerder behandeld.

2. Toepassingsgebied

Dit beleid is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van bezoekers van birdiebranding.eu, van personen die zich inschrijven op onze wachtlijst of ons sampleprogramma, van klanten en van contactpersonen bij golfclubs, pro shops en andere professionele klanten.

3. Welke gegevens wij verwerken, waarvoor en op welke grondslag

Categorie	Gegevens	Doel	Rechtsgrond
Clubhouse-lijst	Naam, e-mailadres, opgegeven interesse, tijdstip en een versleutelde weergave van je IP-adres	Je op de hoogte brengen van de lancering en van lanceerprijzen, en kunnen aantonen dat je toestemming hebt gegeven	Toestemming (art. 6.1.a AVG)
Sampleprogramma	Naam, e-mailadres, ingestuurd beeldmateriaal, verzendadres	Beoordelen en produceren van testexemplaren en het resultaat opsturen	Uitvoering van de overeenkomst en toestemming (art. 6.1.b en 6.1.a AVG)
Bestellingen	Naam, factuur- en leveringsadres, e-mailadres, telefoonnummer	Verwerken, produceren, leveren en opvolgen van je bestelling	Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG)
Zakelijke contacten	Naam en functie van de contactpersoon, club- of bedrijfsnaam, zakelijke contactgegevens, BTW-nummer	Offertes opmaken, opdrachten uitvoeren en factureren	Uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang (art. 6.1.b en 6.1.f AVG)
Aangeleverd materiaal	Logo's, crests, namen, bijnamen en andere personalisatiegegevens	Je product produceren en nabestellingen mogelijk maken	Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG)
Facturatie	Factuurgegevens en betalingsgegevens	Voldoen aan boekhoudkundige en fiscale verplichtingen	Wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG)
Klachten en garantie	Correspondentie, foto's, ordergegevens	Klachten behandelen en onze rechten verdedigen	Wettelijke verplichting en gerechtvaardigd belang (art. 6.1.c en 6.1.f AVG)

Het verstrekken van gegevens voor een bestelling is een contractuele noodzaak. Zonder die gegevens kunnen wij de overeenkomst niet uitvoeren. Inschrijving op de wachtlijst en deelname aan het sampleprogramma zijn volledig vrijwillig.

4. Hoe wij je gegevens ontvangen

4.1. Deze website bevat geen contactformulier dat gegevens naar een server verzendt. De formulieren op deze site openen je eigen e-mailprogramma met de ingevulde gegevens. Je verstuurt zelf een gewone e-mail en er worden op deze website geen gegevens opgeslagen of doorgestuurd.

4.2. Daarnaast ontvangen wij gegevens rechtstreeks van jou, per e-mail, telefoon of tijdens een gesprek.

4.3. Wij kopen geen adressenbestanden aan en verzamelen geen gegevens via derden.

5. Cookies en lokale opslag

5.1. Deze website plaatst geen enkele cookie. Geen analysecookies, geen profilering, geen advertentiecookies, geen trackingpixels. Daarom vind je op deze site ook geen cookiebanner.

5.2. Wij bewaren wel een klein technisch gegeven in de lokale opslag van je browser, onder de naam bnb_pop_v1. Daarin staat enkel het tijdstip waarop je onze pop-up hebt gesloten of ingevuld, zodat die je niet telkens opnieuw lastigvalt. Het bevat geen persoonsgegevens, wordt nooit naar ons of naar derden verstuurd, en verdwijnt automatisch na negentig dagen. Je kan het op elk moment zelf wissen via de instellingen van je browser.

5.3. De lettertypen worden vanaf onze eigen server geladen. Deze website doet geen enkele oproep naar externe servers zoals Google Fonts, contentnetwerken of socialemediaplatformen. Bij het louter bezoeken van deze website wordt dus geen enkel gegeven aan een derde partij doorgegeven. Ook wanneer je het inschrijfformulier verstuurt, gaat je gegeven eerst naar onze eigen server en pas daarna naar onze e-mailverwerker, zodat je browser nooit rechtstreeks met een derde partij verbindt.

5.4. Onze webhosting wordt verzorgd door Combell NV, met servers in de Europese Unie. In de serverlogboeken worden technische gegevens bijgehouden zoals IP-adres, tijdstip en opgevraagde pagina. Deze logs dienen uitsluitend voor beveiliging en foutopsporing.

6. Ontvangers en verwerkers

Wij verkopen of verhuren je gegevens niet. Wij delen gegevens uitsluitend wanneer dat noodzakelijk is, met:

• onze webhostingprovider, voor het draaien van deze website;
• Brevo (Sendinblue SAS, Parijs, Frankrijk), onze e-mailverwerker, voor het beheren van de clubhouse-lijst en het versturen van onze berichten. Brevo verwerkt je gegevens binnen de Europese Unie;
• vervoerders en postdiensten, voor de levering van je bestelling;
• productiepartners, waaronder partners voor borduurwerk, uitsluitend voor de gegevens die nodig zijn om jouw opdracht uit te voeren;
• onze boekhouder en, waar wettelijk vereist, de fiscale administratie;
• onze bank en betaaldienstverleners, voor de afhandeling van betalingen;
• juridische adviseurs of bevoegde autoriteiten, wanneer dat wettelijk verplicht is of noodzakelijk om onze rechten te verdedigen.

Met verwerkers die namens ons gegevens verwerken, sluiten wij verwerkersovereenkomsten conform artikel 28 AVG.

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Onze dienstverlening is in beginsel gericht op verwerking binnen de EER. Wanneer een dienstverlener gegevens buiten de EER verwerkt, gebeurt dat op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of van de standaardcontractbepalingen, aangevuld met passende bijkomende waarborgen. Materialen worden bij internationale leveranciers aangekocht zonder dat daarbij persoonsgegevens van klanten worden doorgegeven.

8. Bewaartermijnen

• Wachtlijst en sampleprogramma: tot je je uitschrijft of je toestemming intrekt, en in elk geval maximaal drie jaar na het laatste contact.
• Offertes die niet tot een bestelling leiden: twee jaar na uitgifte.
• Bestel- en klantgegevens: zeven jaar na het einde van het boekjaar, conform de boekhoudwetgeving.
• Facturen en boekhoudkundige stukken: zeven jaar, zoals wettelijk voorgeschreven.
• Aangeleverd beeldmateriaal: twee jaar na de laatste bestelling, zodat nabestellingen vlot verlopen, tenzij je vraagt om het eerder te wissen.
• Klachten- en garantiedossiers: tien jaar, gelet op de verjaringstermijn voor contractuele vorderingen.
• Serverlogboeken: maximaal zes maanden.

9. Beveiliging

9.1. Deze website is uitsluitend bereikbaar via een beveiligde verbinding met TLS-versleuteling.

9.2. Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder toegangsbeperking tot wie de gegevens nodig heeft, sterke authenticatie, actuele software en periodieke back-ups.

9.3. In geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens met een risico voor je rechten en vrijheden, melden wij dit binnen tweeenzeventig uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en, waar vereist, aan de betrokkenen.

10. Je rechten

Je beschikt over de volgende rechten:

• Inzage: weten welke gegevens wij van je verwerken en daarvan een kopie krijgen.
• Verbetering: onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Verwijdering: je gegevens laten wissen, voor zover wij ze niet wettelijk moeten bewaren.
• Beperking: de verwerking laten beperken wanneer je de juistheid betwist of bezwaar hebt gemaakt.
• Overdraagbaarheid: de gegevens die je ons hebt bezorgd ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat.
• Bezwaar: bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.
• Intrekking van toestemming: een gegeven toestemming op elk ogenblik intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor die intrekking.

Je oefent deze rechten uit via een e-mail aan info@birdiebranding.eu. Wij antwoorden binnen dertig kalenderdagen. Bij een complexe of veelvuldige aanvraag kan die termijn met twee maanden worden verlengd, waarvan wij je tijdig op de hoogte brengen. Wij kunnen om een identiteitsbewijs vragen wanneer er redelijke twijfel bestaat over je identiteit.

11. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor jou.

12. Minderjarigen

Onze diensten zijn niet gericht op personen jonger dan zestien jaar. Wij verzamelen niet bewust gegevens van minderjarigen zonder toestemming van een ouder of voogd. Stel je vast dat dit toch gebeurd is, neem dan contact met ons op en wij wissen de gegevens.

13. Klachtrecht

Ben je niet tevreden over de manier waarop wij met je gegevens omgaan, dan kan je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, telefoon +32 2 274 48 00, e-mail contact@apd-gba.be, website gegevensbeschermingsautoriteit.be. Je kan ook terecht bij de toezichthouder van je woonplaats.

14. Wijzigingen aan dit beleid

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze werkwijze of de regelgeving verandert, bijvoorbeeld bij de ingebruikname van een webshop, een nieuwsbriefsysteem of statistiekentool. De versie en datum bovenaan geven de geldende versie aan. Bij een ingrijpende wijziging brengen wij je actief op de hoogte.